Virel S.A.S cuenta con una política de privacidad para el manejo de los datos de los usuarios que visitan nuestro sitio web, cualquier comentario que creas que infringe la política de privacidad, por favor escríbenos al correo electrónico: protecciondatos@virel.com
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE VIREL S.A.S.
OBJETIVO
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza VIREL S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
1. GENERALIDADES
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
A lo largo de nuestra trayectoria comercial, VIREL S.A.S. ha conservado algunos de los datos personales de nuestros empleados, clientes, proveedores, interesados en nuestros productos, colaboradores, aliados estratégicos, entre otros, en nuestras bases de datos. Con ocasión a la legislación vigente sobre la protección de datos personales y, con el fin de prestar una mejor atención y conservar un historial, VIREL S.A.S. informa a continuación los términos y condiciones de tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento de datos, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.
El “titular del dato” al aceptar los Términos y Condiciones de VIREL S.A.S, está aceptando expresamente la siguiente Política y genera una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de VIREL S.A.S. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y aceptado expresamente los presentes términos y condiciones.
2. ÁMBITO DE RESPONSABILIDADES
En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de sus datos personales será VIREL S.A.S. identificado con Nit: 900.609.164-1 con sede principal en la VEREDA ANCÓN, FINCA LA FLORIDA en la ciudad de Copacabana, Antioquia, Portal Web www.virel.com Teléfono 4014576 y correo Electrónico ventas@virel.com
Actualmente los datos personales captados se almacenan en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado (Gerente, Líder Administrativa y Contable, Auxiliar Contable, Líder de Logística, Líder de Calidad y Director de Planta). Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada. No obstante, VIREL S.A.S. se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su ámbito de protección.
Con el fin de mantener los lazos y comunicación con los clientes, proveedores, interesados en productos y servicios y colaboradores, los datos recolectados nos servirán:
a) Para el ejercicio del objeto social y realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los productos ofrecidos.
b) Para evaluar la calidad de nuestros productos y servicio mediante encuestas.
c) Realizar actividades de facturación, cotizaciones, consultas, verificación, control, prevención de fraudes, así como cualquier otra actividad relacionada con la comercialización de nuestros productos.
d) Realizar una mejor gestión del marketing de nuestros productos y servicios
Al final del presente documento, se encuentra el Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales de VIREL S.A.S. Para su consulta.
Esta Política de Tratamiento es de obligatorio y estricto cumplimiento para VIREL S.A.S como Responsable del Tratamientos de sus datos, así como todos los terceros que obran en nombre de la empresa, o que sin actuar en nombre de la empresa, igual tratan sus datos personales por disposición de ésta. Tanto el Responsable como cualquier tercero, están en la disposición, de observar y respetar estas políticas, en cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminar los vínculos legales, comerciales, o de cualquier tipo con VIREL S.A.S., De igual manera, deben guardar estricta confidencialidad en relación con la información tratada.
Las personas a quienes se les puede suministrar la información, según las condiciones establecidas en la presente ley son: a) A los Titulares o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del Titular y no se acredite su representación con él, se tendrá por no presentada.
El tratamientos de los datos a nivel de: acceso, corrección, supresión y/o actualización; se hará en forma personal o directa o en su caso enviando una comunicación escrita a correo electrónico del titular para con ello tener la autorización sobre dicha manipulación.
3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
VIREL S.A.S, se compromete a velar por el manejo y uso correcto, respecto al tratamiento de los datos personales de todas aquellas personas con las cuales se tenga algún contacto, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.
4. RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.
VIREL S.A.S, solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio e interacción con sus usuarios, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte los titulares de la información
Se ha informado a los interesados que una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre que los mismos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo a la necesidad y el fin para el cual fueron recolectados. Estas mismas bases de datos, serán manipuladas solamente por el personal autorizado manejando un estricto control y/o protección de estas.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
Se le informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
– Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
– Según el artículo 20, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, relacionado con la Legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular, podrán ejercerse por las siguientes personas:
– Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
– Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
6. SOBRE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, VIREL S.A.S., adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
7. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y AL AVISO DE PRIVACIDAD
VIREL S.A.S., se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales y/o el Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado a través de su página Web www.virel.com Además, conservará las versiones anteriores.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política constituye la aceptación de la misma.
8. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El titular del dato, con la aceptación de esta Política declara conocer que VIREL S.A.S., puede suministrar esta información a las empresas vinculadas o del mismo grupo empresarial y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
9. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
En cualquier momento, el titular podrá solicitar a VIREL S.A.S., como responsable de los datos personales, que le proporcione información sobre los mismos, realizar una actualización, rectificación, corrección, inclusión o exclusión de la base de datos.
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con VIREL S.A.S. al correo electrónico ventas@virel.com, o radicar su consulta o reclamo de forma escrita a nuestra dirección.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
VIREL S.A.S, dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
VIREL S.A.S, como Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.
10. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que VIREL S.A.S, ejerza las actividades propias de su objeto social.
PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO
Garantizar la confidencialidad de los datos sensibles de las partes interesadas que son manejados en Virel
2. ALCANCE
Abarca todo tipo de información sensible o personal de proveedores, clientes, prospectos de clientes y empleados de Virel
3. DEFINICIONES
Información Personal: Es definida como cualquier información respecto de una persona, que no es de público acceso o que puede obtenerse sin reserva alguna.
Dato personal: Se entiende como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. El hecho de ser asegurado, el número del documento de identificación, teléfonos, direcciones, información financiera y estado de salud son algunos datos personales.
4. RESPONSABILIDAD
Los responsables de manejar información confidencial son:
– De clientes: Líder Administrativa y Contable, Auxiliar Contable, Gerente
– De proveedores: Líder de Logística
– De empleados: Líder Administrativa y Contable, Líder de Calidad
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
5.1. CONTROL DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Toda información personal de alguna parte interesada solo podrá ser retenida por Virel bajo previa autorización, la cual debe quedar registrada en el FO-GE-008 Autorización Tratamiento de Datos.
El responsable de manejo de datos personales debe enviar al dueño de dicha información confidencial la Políticas para el tratamiento de los datos personales Virel S.A.S. junto con el FO-GE-008 Autorización Tratamiento de Datos, el cual, al ser firmado por el dueño de la información, acepta que sus datos personales sean tratados exclusivamente como se establece en la Políticas para el tratamiento de los datos personales Virel S.A.S.
5.1.1. Limitación de acceso interno.
El contenido de los archivos relativos a la información de los clientes, proveedores, empleados, colaboradores, entre otros no pueden ser discutidos o comentados con compañeros de trabajo o familiares o personas que no requieran esa información o no tengan derecho a conocerla.
5.1.2. Control de la reproducción y destrucción de documentos.
Los archivos que contengan datos personales de los clientes, proveedores, empleados, colaboradores, entre otros que sean objeto de reproducción o impresión, deberán retirarse del lugar de reproducción de manera inmediata evitando que otras personas puedan tener acceso a ellos. Los mismos archivos en caso de tener que ser desechados, serán destruidos manual o mecánicamente de forma tal que se evite el acceso a la información que ellos contienen.
5.1.3. Política de escritorio limpio.
Los documentos con información personal de los clientes, proveedores, empleados, colaboradores, entre otros solamente se colocan en los escritorios mientras el empleado está trabajando en ellos; cuando el empleado termine con ellos, o se levante, o se va al final del día, debe guardar los documentos en gabinete bajo llave. Cuando otra persona se acerca a hablar con el empleado, se debe dar vuelta la hoja.
5.1.4. Política de bloqueo de pantalla.
Cuando el empleado que maneje datos personales de clientes se levante de su escritorio, alguien se acerque a su escritorio, o se retire al final del día, debe dar tecla Windows (⊞ Win) + L para bloquear el computador.
5.1.5. Declaración de privacidad al pie de los correos electrónicos.
Los correos electrónicos de los empleados del VIREL S.A.S, deben incluir una nota que aparezca automáticamente que indique que cualquier información contenida en el mismo tiene carácter privilegiado y confidencial. (Si bien este tipo de información no tiene en todos los casos protección legal, se incluye a modo preventivo).
5.1.6. Revelación de información.
Está prohibida la revelación de datos personales para objetivos diferentes a la actividad de la empresa (ya descritos en este mismo documento en el ámbito de responsabilidades), excepto cuando el titular de dichos datos lo autorice.
5.2. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR CAMBIOS, ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL.
Las personas tienen derecho a conocer sus datos personales. Para ello, pueden:
1) Inspeccionarlos en forma gratuita en la empresa en Copacabana (previa validación de la identificación del solicitante.
2) Consultar vía telefónica o por escrito tanto el contenido de sus datos personales como evidencia de la autorización dada para su tratamiento, así como ser informado del uso que VIREL S.A.S le ha dado a sus datos personales.
5.2.1. Consulta telefónica:
Se dará trámite a la solicitud de conocimiento de los datos cuando ella se reciba vía telefónica siempre que se valide la identificación de quien la solicita a través de la formulación de preguntas como podrían ser la fecha exacta del nacimiento o la fecha de expedición del documento de identidad. Debe quedar constancia escrita de haberse adelantado este procedimiento.
5.2.2. Consulta presentada por escrito:
Se dará trámite a la solicitud por escrito siempre que la misma sea recibida i) directamente en nuestra empresa o ii) enviada desde la dirección de correo electrónico Recibida la solicitud, VIREL S.A.S contará con tres (3) días hábiles contados desde la fecha de la petición para darle respuesta. De no ser posible, se deberá informar al solicitante las razones y se indicará que en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de vencimiento del primer término, se atenderá la consulta.
La copia de la autorización para el tratamiento de datos personales se entregará, excepto en aquellos casos en los que la ley exceptúe contar con dicha autorización como requisito para el tratamiento de los datos personales. No se requiere de autorización cuando los datos están incorporados en el registro civil de las personas, en el certificado de existencia y representación legal de la entidad, sean datos públicos, datos requeridos por autoridad o entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones o por orden judicial, en casos de urgencia médica manifiesta o sanitaria o cuando los datos vayan a ser utilizados para fines estadísticos, históricos o científicos conforme la autorización legal para esos efectos.
3) Solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales.
Personas que pueden solicitar cambios, actualización o supresión de información personal.
Para el ejercicio de los derechos sobre los datos personales, la solicitud puede ser presentada por las siguientes personas:
1. Los clientes, proveedores, empleados, colaboradores.
2. Un apoderado especial autorizado para ello. En este caso, el poder debe contar con nota de presentación personal del Representante Legal. VIREL S.A.S debe contar con un archivo de las autorizaciones firmadas por tomador, asegurado, proveedor, empleado o intermediario y revisarlo previo a revelar información personal a terceras personas.
5.3. PROCEDIMIENTO ANTE UN POTENCIAL EVENTO DE FUGA DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES.
Para efectos de este documento se entenderá como un potencial evento de fuga de información como cualquier incidente de adquisición, uso o revelación de información personal de clientes, no autorizada y que comprometa la seguridad, integridad y confidencialidad de esa información, creando un riesgo para nuestros usuarios.
Por ejemplo:
• Un empleado que accede a la información por fuera del ejercicio de sus funciones laborales.
• La pérdida o hurto de un computador que contenga información personal no encriptada.
• Información personal enviada por error a un fax o dirección de correo.
Cualquier potencial evento de fuga de información deberá ser reportado al jefe inmediato inmediatamente y en todo caso en un máximo de dos días hábiles contados desde la fecha del descubrimiento de los hechos. Si la fuga involucra una situación de pérdida o hurto de un computador, deberá igualmente ser reportada a la Administración para que determine el procedimiento a seguir para la solución de dicho impase.
Capacitación del personal.
VIREL S.A.S capacitará a su personal por lo menos una vez cada año, respecto del contenido de este documento en aras de garantizar la seguridad, confidencialidad, veracidad e integridad de los datos personales de sus clientes.
Cada capacitación contará con un listado de los asistentes, así como del contenido programático de las mismas
6. FORMATOS RELACIONADOS
• FO-GE-008 Autorización Tratamiento de Datos
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Políticas para el tratamiento de los datos personales Virel S.A.S.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Atendiendo a lo preceptuado en la reciente normatividad encaminada a la protección de sus datos personales, nos permitimos dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 de la siguiente forma:
VIREL S.A.S., en cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, le manifiesta que los datos de carácter personal a los que se tenga acceso a raíz de la relación comercial serán almacenados en una base de datos para cumplir con las finalidades señaladas en la presente autorización y serán tratados conforme a las políticas y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los mismos.
Adicionalmente le indicamos según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, impidiendo el acceso indeseado por parte de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos, respaldada por procedimientos encaminados al efectivo cumplimiento de los derechos a su favor consagrados como lo son:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de los datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas y reclamos acerca de la manera en la cual se lleva el tratamiento de sus datos.
La presente autorización se pretende para el tratamiento de sus datos orientada a:
En caso de que su deseo sea el que sus datos se eliminen de nuestros ficheros, le informamos que debe manifestarlo en el término de 30 días hábiles contados a partir del recibo de la presente, en caso contrario y de acuerdo a la facultad otorgada por el artículo 10° del decreto 1377, si dentro del mencionado término no hemos recibido comunicación de su parte podremos continuar realizando el tratamiento de sus datos conforme a la política de tratamiento de datos y a lo expresado en el presente documento.
El titular acepta y autoriza a VIREL S.A.S. para el tratamiento de sus datos en los términos acá consagrados y dentro de los límites y para las finalidades mencionadas en el presente documento,
además, reconoce que los mismos corresponden a la realidad y que no han sido alterados, modificados u omitidos para la correcta prestación del servicio.
Le recordamos que usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita al Área Administrativa de VIREL S.A.S. de lunes a viernes en horario 7:00 am a 5:00 p.m, en KM 17, Autopista Norte, Vereda Ancón, Finca la Florida del Municipio de Copacabana Antioquia o de manera digital al correo electrónico ventas@virel.com
Acepta,
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: ___________________________________________
C.C Ó NIT: ___________________________________
FIRMA DE LA PERSONA QUE AUTORIZA: ___________________________________________
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: DÍA ( ) MES ( ) AÑO ( )
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE VIREL S.A.S.
OBJETIVO
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza VIREL S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
1. GENERALIDADES
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
A lo largo de nuestra trayectoria comercial, VIREL S.A.S. ha conservado algunos de los datos personales de nuestros empleados, clientes, proveedores, interesados en nuestros productos, colaboradores, aliados estratégicos, entre otros, en nuestras bases de datos. Con ocasión a la legislación vigente sobre la protección de datos personales y, con el fin de prestar una mejor atención y conservar un historial, VIREL S.A.S. informa a continuación los términos y condiciones de tratamiento y administración de los datos personales, su política de tratamiento de datos, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.
El “titular del dato” al aceptar los Términos y Condiciones de VIREL S.A.S, está aceptando expresamente la siguiente Política y genera una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de VIREL S.A.S. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y aceptado expresamente los presentes términos y condiciones.
2. ÁMBITO DE RESPONSABILIDADES
En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de sus datos personales será VIREL S.A.S. identificado con Nit: 900.609.164-1 con sede principal en la VEREDA ANCÓN, FINCA LA FLORIDA en la ciudad de Copacabana, Antioquia, Portal Web www.virel.com Teléfono 4014576 y correo Electrónico ventas@virel.com
Actualmente los datos personales captados se almacenan en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado (Gerente, Líder Administrativa y Contable, Auxiliar Contable, Líder de Logística, Líder de Calidad y Director de Planta). Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada. No obstante, VIREL S.A.S. se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su ámbito de protección.
Con el fin de mantener los lazos y comunicación con los clientes, proveedores, interesados en productos y servicios y colaboradores, los datos recolectados nos servirán:
a) Para el ejercicio del objeto social y realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los productos ofrecidos.
b) Para evaluar la calidad de nuestros productos y servicio mediante encuestas.
c) Realizar actividades de facturación, cotizaciones, consultas, verificación, control, prevención de fraudes, así como cualquier otra actividad relacionada con la comercialización de nuestros productos.
d) Realizar una mejor gestión del marketing de nuestros productos y servicios
Al final del presente documento, se encuentra el Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales de VIREL S.A.S. Para su consulta.
Esta Política de Tratamiento es de obligatorio y estricto cumplimiento para VIREL S.A.S como Responsable del Tratamientos de sus datos, así como todos los terceros que obran en nombre de la empresa, o que sin actuar en nombre de la empresa, igual tratan sus datos personales por disposición de ésta. Tanto el Responsable como cualquier tercero, están en la disposición, de observar y respetar estas políticas, en cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminar los vínculos legales, comerciales, o de cualquier tipo con VIREL S.A.S., De igual manera, deben guardar estricta confidencialidad en relación con la información tratada.
Las personas a quienes se les puede suministrar la información, según las condiciones establecidas en la presente ley son: a) A los Titulares o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del Titular y no se acredite su representación con él, se tendrá por no presentada.
El tratamientos de los datos a nivel de: acceso, corrección, supresión y/o actualización; se hará en forma personal o directa o en su caso enviando una comunicación escrita a correo electrónico del titular para con ello tener la autorización sobre dicha manipulación.
3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
VIREL S.A.S, se compromete a velar por el manejo y uso correcto, respecto al tratamiento de los datos personales de todas aquellas personas con las cuales se tenga algún contacto, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.
4. RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.
VIREL S.A.S, solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio e interacción con sus usuarios, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte los titulares de la información
Se ha informado a los interesados que una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre que los mismos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo a la necesidad y el fin para el cual fueron recolectados. Estas mismas bases de datos, serán manipuladas solamente por el personal autorizado manejando un estricto control y/o protección de estas.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
Se le informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
– Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
– Según el artículo 20, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, relacionado con la Legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular, podrán ejercerse por las siguientes personas:
– Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
– Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
6. SOBRE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, VIREL S.A.S., adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
7. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y AL AVISO DE PRIVACIDAD
VIREL S.A.S., se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales y/o el Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado a través de su página Web www.virel.com Además, conservará las versiones anteriores.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política constituye la aceptación de la misma.
8. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El titular del dato, con la aceptación de esta Política declara conocer que VIREL S.A.S., puede suministrar esta información a las empresas vinculadas o del mismo grupo empresarial y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
9. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
En cualquier momento, el titular podrá solicitar a VIREL S.A.S., como responsable de los datos personales, que le proporcione información sobre los mismos, realizar una actualización, rectificación, corrección, inclusión o exclusión de la base de datos.
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con VIREL S.A.S. al correo electrónico ventas@virel.com, o radicar su consulta o reclamo de forma escrita a nuestra dirección.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
VIREL S.A.S, dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
VIREL S.A.S, como Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.
10. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que VIREL S.A.S, ejerza las actividades propias de su objeto social.
PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO
Garantizar la confidencialidad de los datos sensibles de las partes interesadas que son manejados en Virel
2. ALCANCE
Abarca todo tipo de información sensible o personal de proveedores, clientes, prospectos de clientes y empleados de Virel
3. DEFINICIONES
Información Personal: Es definida como cualquier información respecto de una persona, que no es de público acceso o que puede obtenerse sin reserva alguna.
Dato personal: Se entiende como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. El hecho de ser asegurado, el número del documento de identificación, teléfonos, direcciones, información financiera y estado de salud son algunos datos personales.
4. RESPONSABILIDAD
Los responsables de manejar información confidencial son:
– De clientes: Líder Administrativa y Contable, Auxiliar Contable, Gerente
– De proveedores: Líder de Logística
– De empleados: Líder Administrativa y Contable, Líder de Calidad
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
5.1. CONTROL DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Toda información personal de alguna parte interesada solo podrá ser retenida por Virel bajo previa autorización, la cual debe quedar registrada en el FO-GE-008 Autorización Tratamiento de Datos.
El responsable de manejo de datos personales debe enviar al dueño de dicha información confidencial la Políticas para el tratamiento de los datos personales Virel S.A.S. junto con el FO-GE-008 Autorización Tratamiento de Datos, el cual, al ser firmado por el dueño de la información, acepta que sus datos personales sean tratados exclusivamente como se establece en la Políticas para el tratamiento de los datos personales Virel S.A.S.
5.1.1. Limitación de acceso interno.
El contenido de los archivos relativos a la información de los clientes, proveedores, empleados, colaboradores, entre otros no pueden ser discutidos o comentados con compañeros de trabajo o familiares o personas que no requieran esa información o no tengan derecho a conocerla.
5.1.2. Control de la reproducción y destrucción de documentos.
Los archivos que contengan datos personales de los clientes, proveedores, empleados, colaboradores, entre otros que sean objeto de reproducción o impresión, deberán retirarse del lugar de reproducción de manera inmediata evitando que otras personas puedan tener acceso a ellos. Los mismos archivos en caso de tener que ser desechados, serán destruidos manual o mecánicamente de forma tal que se evite el acceso a la información que ellos contienen.
5.1.3. Política de escritorio limpio.
Los documentos con información personal de los clientes, proveedores, empleados, colaboradores, entre otros solamente se colocan en los escritorios mientras el empleado está trabajando en ellos; cuando el empleado termine con ellos, o se levante, o se va al final del día, debe guardar los documentos en gabinete bajo llave. Cuando otra persona se acerca a hablar con el empleado, se debe dar vuelta la hoja.
5.1.4. Política de bloqueo de pantalla.
Cuando el empleado que maneje datos personales de clientes se levante de su escritorio, alguien se acerque a su escritorio, o se retire al final del día, debe dar tecla Windows (⊞ Win) + L para bloquear el computador.
5.1.5. Declaración de privacidad al pie de los correos electrónicos.
Los correos electrónicos de los empleados del VIREL S.A.S, deben incluir una nota que aparezca automáticamente que indique que cualquier información contenida en el mismo tiene carácter privilegiado y confidencial. (Si bien este tipo de información no tiene en todos los casos protección legal, se incluye a modo preventivo).
5.1.6. Revelación de información.
Está prohibida la revelación de datos personales para objetivos diferentes a la actividad de la empresa (ya descritos en este mismo documento en el ámbito de responsabilidades), excepto cuando el titular de dichos datos lo autorice.
5.2. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR CAMBIOS, ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL.
Las personas tienen derecho a conocer sus datos personales. Para ello, pueden:
1) Inspeccionarlos en forma gratuita en la empresa en Copacabana (previa validación de la identificación del solicitante.
2) Consultar vía telefónica o por escrito tanto el contenido de sus datos personales como evidencia de la autorización dada para su tratamiento, así como ser informado del uso que VIREL S.A.S le ha dado a sus datos personales.
5.2.1. Consulta telefónica:
Se dará trámite a la solicitud de conocimiento de los datos cuando ella se reciba vía telefónica siempre que se valide la identificación de quien la solicita a través de la formulación de preguntas como podrían ser la fecha exacta del nacimiento o la fecha de expedición del documento de identidad. Debe quedar constancia escrita de haberse adelantado este procedimiento.
5.2.2. Consulta presentada por escrito:
Se dará trámite a la solicitud por escrito siempre que la misma sea recibida i) directamente en nuestra empresa o ii) enviada desde la dirección de correo electrónico Recibida la solicitud, VIREL S.A.S contará con tres (3) días hábiles contados desde la fecha de la petición para darle respuesta. De no ser posible, se deberá informar al solicitante las razones y se indicará que en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de vencimiento del primer término, se atenderá la consulta.
La copia de la autorización para el tratamiento de datos personales se entregará, excepto en aquellos casos en los que la ley exceptúe contar con dicha autorización como requisito para el tratamiento de los datos personales. No se requiere de autorización cuando los datos están incorporados en el registro civil de las personas, en el certificado de existencia y representación legal de la entidad, sean datos públicos, datos requeridos por autoridad o entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones o por orden judicial, en casos de urgencia médica manifiesta o sanitaria o cuando los datos vayan a ser utilizados para fines estadísticos, históricos o científicos conforme la autorización legal para esos efectos.
3) Solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales.
Personas que pueden solicitar cambios, actualización o supresión de información personal.
Para el ejercicio de los derechos sobre los datos personales, la solicitud puede ser presentada por las siguientes personas:
1. Los clientes, proveedores, empleados, colaboradores.
2. Un apoderado especial autorizado para ello. En este caso, el poder debe contar con nota de presentación personal del Representante Legal. VIREL S.A.S debe contar con un archivo de las autorizaciones firmadas por tomador, asegurado, proveedor, empleado o intermediario y revisarlo previo a revelar información personal a terceras personas.
5.3. PROCEDIMIENTO ANTE UN POTENCIAL EVENTO DE FUGA DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES.
Para efectos de este documento se entenderá como un potencial evento de fuga de información como cualquier incidente de adquisición, uso o revelación de información personal de clientes, no autorizada y que comprometa la seguridad, integridad y confidencialidad de esa información, creando un riesgo para nuestros usuarios.
Por ejemplo:
• Un empleado que accede a la información por fuera del ejercicio de sus funciones laborales.
• La pérdida o hurto de un computador que contenga información personal no encriptada.
• Información personal enviada por error a un fax o dirección de correo.
Cualquier potencial evento de fuga de información deberá ser reportado al jefe inmediato inmediatamente y en todo caso en un máximo de dos días hábiles contados desde la fecha del descubrimiento de los hechos. Si la fuga involucra una situación de pérdida o hurto de un computador, deberá igualmente ser reportada a la Administración para que determine el procedimiento a seguir para la solución de dicho impase.
Capacitación del personal.
VIREL S.A.S capacitará a su personal por lo menos una vez cada año, respecto del contenido de este documento en aras de garantizar la seguridad, confidencialidad, veracidad e integridad de los datos personales de sus clientes.
Cada capacitación contará con un listado de los asistentes, así como del contenido programático de las mismas
6. FORMATOS RELACIONADOS
• FO-GE-008 Autorización Tratamiento de Datos
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Políticas para el tratamiento de los datos personales Virel S.A.S.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Atendiendo a lo preceptuado en la reciente normatividad encaminada a la protección de sus datos personales, nos permitimos dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 de la siguiente forma:
VIREL S.A.S., en cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, le manifiesta que los datos de carácter personal a los que se tenga acceso a raíz de la relación comercial serán almacenados en una base de datos para cumplir con las finalidades señaladas en la presente autorización y serán tratados conforme a las políticas y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los mismos.
Adicionalmente le indicamos según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, impidiendo el acceso indeseado por parte de terceras personas y asegurando la confidencialidad de los mismos, respaldada por procedimientos encaminados al efectivo cumplimiento de los derechos a su favor consagrados como lo son:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de los datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas y reclamos acerca de la manera en la cual se lleva el tratamiento de sus datos.
La presente autorización se pretende para el tratamiento de sus datos orientada a:
En caso de que su deseo sea el que sus datos se eliminen de nuestros ficheros, le informamos que debe manifestarlo en el término de 30 días hábiles contados a partir del recibo de la presente, en caso contrario y de acuerdo a la facultad otorgada por el artículo 10° del decreto 1377, si dentro del mencionado término no hemos recibido comunicación de su parte podremos continuar realizando el tratamiento de sus datos conforme a la política de tratamiento de datos y a lo expresado en el presente documento.
El titular acepta y autoriza a VIREL S.A.S. para el tratamiento de sus datos en los términos acá consagrados y dentro de los límites y para las finalidades mencionadas en el presente documento,
además, reconoce que los mismos corresponden a la realidad y que no han sido alterados, modificados u omitidos para la correcta prestación del servicio.
Le recordamos que usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita al Área Administrativa de VIREL S.A.S. de lunes a viernes en horario 7:00 am a 5:00 p.m, en KM 17, Autopista Norte, Vereda Ancón, Finca la Florida del Municipio de Copacabana Antioquia o de manera digital al correo electrónico ventas@virel.com
Acepta,
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: ___________________________________________
C.C Ó NIT: ___________________________________
FIRMA DE LA PERSONA QUE AUTORIZA: ___________________________________________
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: DÍA ( ) MES ( ) AÑO ( )